Několik tipů na úspěšně zorganizovanou konferenci

20170412120355_kBLhCI

Možná máte za sebou několik úspěšně zvládnutých konferencí, možná se o pořádání pokoušíte poprvé. Poradíme vám, na co nezapomenout, aby se seminář, tisková konference nebo výuková akce povedla. Před začátkem si s kolegy ujasněte, zda máte odpovídající techniku, dostatek materiálů, tiskových archů pro zúčastněné i propagační předměty, brožury a další materiály. Následně si připravte seznam zvaných účastníků, novinářů nebo hostů, které chcete svou konferencí oslovit.

Pozvánky, propagační materiály, pronájem reprezentativních prostor

Zašlete včas pozvánky e-mailem, případně poštou a vyžádejte si od hostů potvrzení účasti. Podle počtu zvaných účastníků se poohlídněte po vhodném místě, kde je možný pronájem prostor na několik hodin, celý den anebo víkend. Pro zahraniční hosty se snažte zajistit ubytování nebo také doprovodný program. Nezapomeňte na tlumočníky, a to během pobytu návštěvníků z ciziny i při tiskové konferenci. Sály bývají dobře vybavené i pro tlumočení, ověřte si funkčnost mikrofonů, zvukového aparátu, ozvučení sálu a sluchátek. Nezapomeňte každé místo pro hosty vybavit jmenovkou a psacími potřebami.

Press centrum s připojením na wi-fi

Pokud mezi propagační dárky zamícháte i flash disky, notesy s logem vaší firmy i psací pomůcky s názvem vaší společnosti, bude mít tisková konference či kongres znásobený účinek. Jestliže pořádáte tiskovou konferenci pro novináře, nezapomeňte na prostorné press centrum, odkud budou žurnalisté moci okamžitě informovat média a své šéfeditory o nabytých informacích. Připojení na wi-fi tak musí být samozřejmostí.

Občerstvení včetně nápojů, čaje a kávy

Především několikahodinové konference nesmějí být ochuzeny o občerstvení, které se nejčastěji odbývá formou rautu, švédských stolů spojených s dostatkem nealkoholických tekutin a kávy, respektive teplých nápojů. Pohodlí, dostatek komfortu a zaplněné žaludky vytvoří z vašeho semináře či konference příjemnou akci, ze které nebudou hosté znechuceně utíkat.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *